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Editar una archivo en formato PDF con la herramienta PDFILL

AULASEDBOLIVAR 9:40 a.m. , , , , , 1 comentario

 Como utilizar una herramienta sencilla, intuitiva  y gratis para la gestion de documentos en formato PDF.


En el ámbito profesional, en la última semana fui seleccionado para coordinar un grupo de trabajo, en la cual se requería la planificación para realizar la tarea de depurar las hojas de vida físicas, constatar los documentos con la información registrada en el sistema de información y además escanear los documentos en formato PDF que tengan algún tipo de inconsistencia, los cuales deben ser organizados con el objeto de remitirlos al ente encargado de revisar los soportes que justifican la modificación en el sistema de información.

Además de los documentos escaneados, el ente encargado de la revisión solicita que el paquete de documentos de soporte escaneados en formato pdf debe contener: un oficio escaneado firmado por el jefe de recursos humanos, relacionando la identificación y los nombres de las personas a las cuales se le anexa los documentos, de igual forma el paquete de documentos escaneado en formato debe ir debidamente foliado a pie de página y especificar en la parte superior de cada documento el nombre de la  entidad que remite la documentación, para poder ellos proceder con el trámite correspondiente.

Para organizar toda la documentación escaneada a remitir, requería de una aplicación que permite manipular documentos PDF, por lo que se decidió realizar la tarea con la herramienta gratuita “PDFILL PDF Tools”, ya que con una interfaz intuitiva y fácil de entender, la organización de la documentación según los requerimientos exigidos se iban a realizar de una manera fácil y sencilla.
En conclusión la actividad que nos piden realizar es:
  • Agrupar varios documentos PDF en uno solo.
  • Agregar un texto en la cabecera y en el pie de página, en un documento PDF.
Por lo que en esta oportunidad vamos a explicar como realizar estas tareas con la herramienta “PDFILL PDF Tools”

 

Agrupar varios documentos PDF en uno solo.
En el escaneo de cada uno de los documentos que conforman la hojas de vida de una persona, se realizaron los ajustes para que el resultado fuera un archivo pdf, donde cada página es un documentos escaneado, por lo que en promedio cada archivo pdf va a constar de 5 a 10 páginas.  Como en el paquete a remitir va a contener la documentación de varias personas, se hace necesario agrupar varios archivos pdf de varias páginas en un archivo pdf final, que va a contener toda la documentación de todas las personas que van a conformar el paquete a remitir y por ultimo el oficio remisorio escaneado con la firma del jefe de recursos humanos. 

Para realizar esto debemos ingresar a la aplicación “PDFILL PDF Tools” (la cual se puede descargar desde la pagina http://www.pdfill.com) y seguir los siguientes pasos:
  1. En el menú seleccionamos la opción “1. Merge PDF Files”(Merge two or more PDF file into a single PDF file) o el primer botón de la barra de herramientas ubicada en la parte superior que hacer referencia a varios documentos.
  2. Seleccionar los archivos PDF que van a conformar el paquete de varios documentos escaneados en pdf
  3. La ventana nos muestra el nombre del archivo, el numero de paginas que contiene y la ubicación del archivo PDF, además esta ventana da la posibilidad de ordenar los documentos o de subirlos (Move Up) o bajarlo (Move Down)  o eliminar (Remove) en referencia al resto de los demás documentos PDF. 
  4. Seleccionar guardar como (Save As...) para crear el documento final.
 Agregar un texto en la cabecera y en el pie de página, en un documento PDF.
Luego de haber creado el documento pdf final que agrupa todos los documentos escaneados, dado el caso debemos agregar el nombre de la entidad en la cabecera y en el pie de la página colocar la numeración de folio, en cada una de las hojas del documento PDF, para hacerlo seguimos los siguientes pasos con la herramienta “PDFILL PDF Tools”:
  1. Seleccionar la opción 6. Add Header and Footer.
  2. Seleccionar el archivo pdf final creado 
  3. En la ventana de opciones podemos realizar los ajustes para la inserción de la cabecera y el pie de página, como lo es el tipo de fuente, el color, el tamaño, los márgenes.
  4. Para caso para colocar el texto de la cabecera se puede
  5. Para el caso del pie de página.
Como podemos ver con PDF Fill, contamos para cualquier contexto, con una sencillla y poderosa herramienta gratuita para todo lo relacionado a la gestión y edición de los archivos en formato PDF.


1 comentario :

  1. José L.Casas Alonso21 de agosto de 2016, 5:43 a.m.

    Claro,sencillo y concreto.Añado vuestro Blog a Favoritos.Me ha sido muy útil.Gracias.

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