Sistema de Gestión de la Calidad - Google Docs

Hola a todos.

En la actualidad es común ver en muchas organizaciones como destinan esfuerzos y recursos para implantar un sistema de gestión de calidad dentro de las tareas que realizan día a día, para conseguir los objetivos propuestos e implementar en la institución la cultura de mejorar continuamente.

En la organización a la cual hago parte, había conseguido años anteriores a mi vinculación  la Certificación en Calidad en varios de sus procesos, pero el ente que regula este tipo de instituciones en todo el país de la cual hago parte, había anunciado el inicio de las auditorías internas y externas para que cada organización logrará la re-certificación en los procesos, dado que la vigencia de los certificados de calidad entregados en años anteriores estaba por vencerse.

Así como esta contemplado en el Sistema de Gestión de la Calidad, es indispensable  mantener una cultura del mejoramiento continuo, por lo que una de las tareas a realizar era que cada uno de los integrantes de los grupos de trabajo que conforman la organización, debían revisar los manuales de procesos, debían realizar los ajustes y comentarios al manual al cual la persona estaba asignado, dado que varias personas llevan a cabo funciones similares dentro de un mismo procesos, se podía dar que cada uno debía copiar, pegar y revisar de forma independiente el mismo documento digital o compartilo en la red de la organización por parte del grupo de gestión de calidad; cualquiera de las dos opciones al final no hacia nada fácil el trabajo de quien revisa la documento final ya que revisaba leyendo varias veces el mismo archivo con modificaciones diferentes y además era factible que se perdiera la trazabilidad de quien había realizado los ajustes dentro del manual de procesos.

Para evitar dichos inconvenientes se optó por copiar los manuales de cada procesos en un Documento(Procesador de texto) directamente en Google Docs y la persona encargada de revisar los ajustes, sólo tuvo que solicitar para iniciar, los nombres de las cuentas de Gmail de cada funcionario (o crearla en caso de no tener), para así poder compartir y otorgar los permisos necesarios a cada funcionario para que editará o realizará los comentarios en los manuales en línea y en tiempo real.

http://www.marketingfacts.nl/images/made/ea109cffee915110/Gmail_900_506_90_s_c1_smart_scale.jpg

En la próxima entrada explicaré como crear los manuales de procesos directamente en Google Docs y como amoldar el documento según las normatividad del sistema de gestión de calidad.