Estudio en la nube

Para insertar controles y macros, con el propósito de diseñar y crear formularios en Excel, se deben ejecutar los siguientes procedimientos:

Procedimiento 1: primero se diseña el formulario donde se van a insertar los controles. Es decir, las dos estructuras que caracterizan a los formularios (Estructura fija y estructura modificable). La estructura modificable, generalmente está integrada por los registros que se le hacen a los formularios.

Dependiendo de los campos y registros requeridos, se decidirá sobre qué control de contenido utilizar. Por ejemplo, si quisiéramos estructurar un formulario para desarrollar un análisis financiero sobre las inversiones de determinada empresa, seguramente necesitaríamos insertar campos relacionados con información básica del tipo de inversiones, el registro del título valor, el cálculo del valor patrimonial de la acción, la fechas adquisición y redención de los títulos, las utilidades obtenidas por la venta, etc.

Si le damos un vistazo a los controles que posee Excel, constataríamos que existen controles meramente de etiquetas, informativos, de fechas, entre otros que no son tan complejos. Pero también, que existen otros controles mucho más complejos, como el control de cuadro combinado, el de lista desplegable, el de casilla de verificación, el de galería de bloques de creación, que obviamente necesitarían mayor estudio y comprensión, al momento de utilizarlos; ya sea para insertarlos o utilizarlos en macros. Estos últimos tipos de controles necesitan ser vinculados a rangos de tablas de datos para que funcionen con mayor eficiencia.
  
Hablando del tema de las macros, este es un punto que ya hemos tocado. Sin embargo, es necesario que sigamos repitiendo su procedimiento, a fin de comprender mejor su utilidad. Recordemos que para insertar, o más bien crear, una macro de un control de contenido, lo primero que se debe hacer es personalizar la cinta de opciones con el Comando Programador, de lo contrario no se podrá obtener acceso a todos los comandos correspondientes (Archivo/Opciones/Personalizar cinta de opciones/programador).

Así las cosas, recordemos los procedimientos a tener en cuenta en el momento de crear una macro:

Aunque en Excel es un poco distinto, el proceso conserva la misma estructura procedimental que en Word: (1) Ir a la ficha programador; (2) pulsar grabar macro; (3) darle nombre a la macro; (4) seleccionar el ámbito de la macro; (5) describir la acción de la macro; (6) pulsar aceptar para iniciar la grabación (empieza a grabar); (7) situar el cursor en la posición requerida; (8) pulsar el control de formulario requerido; (9), suspender la grabación de la macro, y (9) asignar un botón a la macro.

Para mayor ilustración de lo que se ha escrito hasta aquí, veamos el siguiente Videotutorial:

                          

Algo muy facil y divertido es, definitivamente, crear y aplicar una macro; pero utilizar macros para crear controles de contenido, y con estos controles crar formularios, es mucho más divertido, y sirve mucho más para desarrollar la creatividad en las personas; sobre todo en los profesionales que quieran darle un uso más facil a las herramientas ofimáticas. De verdad que, con estas herramientas, se pueden crear todo tipo de formularios impensados, de tal manera que si se profundiza en este estudio, los profesionales aprovecharán su utilidad, siendo más eficaces y eficientes en su labor, cualquiera que esta fuere.  Los formularios más las macros, definitivamente, te cambiarán la vida.

La aplicación de macros con el propósito de crear controles de formularios en word, en realidad es muy facil y divertido. La idea es automatizar las tareas de crear controles con algunos estilos y gustos para no tener que repetirlos cuando se necesite hacer un formulario u otro tipo de documentos en Word. Asimismo, utilizar el ámbito de un archivo de Word como plantilla habilitada para macro (como archivo especializado), donde se pueda insertar (en la minibarra de herramientas de acceso rápido), no solo macros de controles de contenido, sino tambien macros de elementos rápidos.    

Es necesario saber que para crear una macro, ésta solo se puede crear desde la ficha programador, la cual se inserta en la cinta de opciones de la pestaña o ficha de Archivo. Veamos el paso a paso de como crear una macro para insertar controles de formularios en word (Ver Ilustraciones 1, 2, 3 y 4):






(1) Ir a la ficha programador; (2) pulsar grabar macro; (3) darle nombre a la macro; (4) asignar un botón a la macro (en la mini barra de herramientas de acceso rápido). Siempre es importante asignar un ícono a la macro para poder identificar de que se trata, por ejemplo un control; (5) seleccionar el ámbito de la macro; (6) describir la acción de la macro; (7) pulsar aceptar para iniciar la grabación (empieza a grabar); (8) situar el cursor en la posición requerida; (9) pulsar el control de formulario requerido (se activa automáticamente el comando propiedades); (10) pulsar el comando propiedades (una vez seleccionado el control); (11) llenar los elementos de cada cuadro de propiedades de cada control de formulario insertado y dar aceptar; y (12) finalmente, suspender la grabación de la macro.

Se podrán crear tantas macros como tipos de controles de formularios, propiedades aplicadas y ámbitos se desee establecer.  En la Ilustración No 5, se puede observar cómo se diseña un formulario simple en Word, utilizando los iconos de las macros insertadas en la mini barra de acceso rápido, correspondientes a: controles de texto, casilla de verificación, imágenes, selector de fechas y lista desplegable. Basta con posicionarse con el cursor en el lugar donde se quiera insertar el control, y dar clic en el ícono respectivo.

¿De qué serviría diseñar formularios, utilizando controles de contenido, si los mismos no han sido protegidos? Un formulario sin protección no es un formulario. Esta es la caracteristica principal de los formularios.  Al estar protegidos los formularios, los controles de contenido no estarán expuestos a cambios o modificaciones. Esta es la razón principal de la explicación del tema de la protección.

Una vez creados los controles de formularios en Word con sus propiedades, y antes de empezar a escribir sobre ellos, debemos proteger el documento. Proteger un formulario significa: fijar las estructuras enunciativas del formulario, es decir, aquellas que no se deben modificar para que en realidad el formulario funcione como tal. La forma de proteger un formulario es la siguiente: ficha Programador/Proteger/Restringir Edición/Panel de Restringir Formato y Edición/2.Reestricciones de Edición/Admitir solo este tipo de edición en el documento/(Desplegable - Rellenando Formulario/si aplicar protección.  (Ver Ilustraciones 1 y 2 ).








En el cuadro de dialogo Comenzar a Aplicar Protección, se debe  generar una contraseña. (Ver Ilustración 3).



Despues de proteger el formulario, si se intenta editar cualquier parte del documento, excepto el contenido de los controles insertados, no se podrá modificar. Tampoco se podrá eliminar el control; pero, ya eso debió predeterminarse en los respectivos cuadros de propiedades. Adicionalmente, se observará que casi todas las fichas de la cinta de opciones se encuentran deshabilitadas. Solamente se encontrarán habilitadas las fichas Archivo, Inicio (cortar, copiar y pegar), Insertar (Elementos Rápidos/propiedades del documento), Menu Contextual Formato de Imagenes/Temas. La mayoría de los comandos de la cinta de opciones se encontrarán deshabilitados.

Ahora veamos como se desprotege un documento: lo primero que se debe hacer es obtener la contraseña para desproteger el documento. Una vez obtenida la contraseña, se debe realizar el siguiente procedimiento: nuevamente se debe ir a la Ficha Programador/Proteger/Restringir Edición, y estando en el Panel de Permisos y Reestricciones, saldrá el siguiente mensaje: “Este documento está protegido contra modificaciones involuntarias. En esta área solo puede rellenar formularios.”  En la parte inferior del panel, encontrará el siguiente comando: Suspender la Protección. Una vez suspendida la protección con la contraseña de protección, el documento se desbloquea automáticamente para ser modificado en todas sus partes  (Ver Ilustraciones 4, 5 y 6).


Ahora, si se quiere proteger el archivo donde se encuentra el formulario protegido, para que no se pueda editar el formulario ni abrir el archivo donde éste se encuentra, se debe realizar el siguiente procedimiento: estando dentro del documento y habiendo bloqueado su edición), Ir a la Ficha Archivo/Información/Área de Permisos/ Clic en Proteger Documento/Clic en Cifrar con Contraseña. Una vez estando en el cuadro de dialogo “Cifrar Documento”, se debe introducir y repetir la contraseña deseada, hasta proteger el archivo donde se encuentra el formulario. Finalmente, se guarda el archivo, y cuando se trate de abrir, aparecerá un cuadro de dialogo solicitando la contraseña para poder abrirlo.  (Ver Ilustraciones 7, 8, 9 y 10).