FORMULARIOS BÁSICOS EN EXCEL A PARTIR DEL SIMPLE DISEÑO Y LA PROTECCIÓN DE CELDAS

Existen muchas maneras de diseñar formularios, unas sencillas y otras un poco más complejas. En este caso, abordaremos la forma más sencilla de diseñar y crear un formulario en Excel. Los siguientes son los procedimientos básicos para crear un formulario sencillo:

Procedimiento 1: Diseño básico de un Formulario. Aquí lo primero que hay que resolver, son los campos o enunciados del formulario que deben ser protegidos contra escritura y modificaciones de los usuarios.
Si tuviéramos como ejemplo el desarrollo de procedimientos de auditoría, los campos más usuales, en este caso, serían: estructura del formulario (Campos Inmodificables que deben ser protegidos y campos modificables por el usuario),  nombre del formulario (Auditoría al proceso contable de la Empresa XYZ), logotipo y encabezado (el encabezado podría ser “Auditores del Caribe SAS”, planteamiento de objetivos (Desarrollar auditoría a los rubros financieros de la Empresa XYZ, es decir: activos, pasivos y patrimonio con corte a 31 de diciembre de 2013, incluyendo cuentas de orden), actividad o procedimiento de auditoría a desarrollar (Pruebas sustantivas y de cumplimiento a los activos, pasivos y patrimonio),  área de trabajo (Departamento de Auditoría), responsables del área (Nombre del auditor responsable), profesión (Contador Público), fecha de elaboración (la fecha de terminación), fecha de supervisión (la fecha de revisión por parte del Coordinador de Auditoría).

Asimismo, el espacio suficiente para el desarrollo de los objetivos, procedimientos y actividades de la auditoría; y por supuesto, el espacio para las conclusiones.

Procedimiento 2: El segundo procedimiento consiste en desbloquear las celdas y proteger la hoja del formulario. Se desbloquean las celdas para que al proteger la hoja, queden desprotegidas las celdas desbloqueadas, y de esta manera el usuario pueda tener acceso a ellas.

Procedimiento 3: Protección del Archivo del formulario. Un vez diseñado y creado el formulario, se protege el archivo para que solo las personas facultadas para realizar cambios y modificaciones en la estructura del formulario, puedan hacerlo. Estas personas facultadas son las que también establecen los roles y contraseñas para los usuarios de los formularios.

Por último, una vez desarrollados estos tres (3) procedimientos, se consigue el diseño y la creación, tal como se puede observar en la siguiente imagen.