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Realizar los manuales del sistema de Gestión de la Calidad - Google Docs.

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Crear los manuales del sistema de gestión en una organización con Google Docs.


Hola a todos 

En la anterior entrada titulada “Sistema de Gestión de la Calidad - Google Docs”, quedamos en explicar como crear los manuales de procesos del sistema de gestión de calidad dentro de una organización directamente en Google Docs y como amoldar el documento según las normatividad del sistema de gestión de calidad, esto con el fin de aprovechar al máximo las ventajas que nos ofrece en la actualidad el uso de esta herramienta web.

Antes de empezar a elaborar los documentos de los sistemas de gestión en una organización debemos tener definido la uniformidad en la presentación, tales como: tipo y tamaño de letra, tipo de alineación de los textos, el formato de los títulos, subtítulos, así como también definir las partes en que va a estar dividido el documento y que van a conformar cada formato (Encabezado, cuerpo, pie de página, etc).

Podemos dar inicio a la elaboración de los documentos del sistema de gestión de calidad, en Google Docs, insertando un estilo definido en el encabezado y el pie de página, digamos por ejemplo que para el encabezado, todos los documentos van a contener una tabla de tres columnas, en la primera se colocará el Logo y el nombre de la organización, en el segundo el título del documento y en el tercero la identificación del documento con la versión; en el pie de página irán los numero de paginas.

Pasos a seguir: 
1. Para hacer lo anterior en el documento de Google Docs, en el menú Insertar, clic en Encabezado, luego nuevamente clic en el menú Insertar y en la opción Tabla..., seleccionamos para dibujar una tabla 3x1.


2. Para insertar el logo de la organización en la primera celda, hacemos clic en el menú insertar, clic en Imagen y en la ventana emergente se arrastra o se elige la imagen que se desea colocar.


3. En la segunda celda colocamos el nombre del formato y en la tercera celda escribimos el código del formato, la versión y la fecha.



4. Para ingresar el número de página en el pie de página en el formato “#1 de #2”, hacemos lo siguiente, para colocar la página actual seleccionamos el menú Insertar Número de página y luego escogemos Final de página, luego dejamos un espacio en blanco y escribimos la palabra “de”, dejamos el espacio y nuevamente ingresamos en el menú Insertar, y seleccionamos Número de páginas.


5. En el cuerpo del documento, va a estar todo lo que hace parte del contenido del manual de procesos del sistema de gestión de calidad, en donde se van a describir cada una de las actividades y tareas a seguir, así como también las herramientas requeridas para el correcto desarrollo de las actividades dentro de la organización. A todo lo que va a estar dentro contenido en el cuerpo del documento se recomienda realizarlo utilizando la guía de documentos estructurados.

Como pudimos observar con una herramienta potente como Google Docs, podemos desarrollar los manuales del sistema de gestión de calidad, con la que podemos aprovechar todas las ventajas que nos ofrece tener el documento almacenado en la nube.

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